Bảng kê chi phí: Mẫu biểu, cách ghi và thời hạn lưu trữ theo quy định

Bảng kê chi phí là một trong những chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, kiểm soát ngân sách và đảm bảo minh bạch trong hạch toán kế toán. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ các mẫu bảng kê theo từng thông tư cũng như thời hạn lưu trữ hợp lệ. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định liên quan đến bảng kê chi phí và cách lập bảng kê đúng chuẩn theo pháp luật.

1. Mục đích của bảng kê chi phí

Bảng kê chi phí là tài liệu ghi chép chi tiết các khoản chi tiêu của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định, giúp theo dõi, kiểm soát và phân tích chi phí hiệu quả.

Bảng kê chi phí giúp doanh nghiệp quản lý tài chính tốt hơn bằng cách ghi nhận và kiểm soát chi tiêu, đảm bảo minh bạch và tuân thủ quy định kế toán. Nó hỗ trợ lập báo cáo tài chính, kiểm soát ngân sách, tối ưu hóa chi phí và đưa ra quyết định tài chính hợp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể kết hợp với phần mềm kế toán để tự động hóa và nâng cao hiệu quả quản lý. Hiện nay, một số phần mềm thông minh như AMIS Kế toán đã được tích hợp tích năng tự động lập bảng kê chi phí theo tên gọi và mã khoản mục.

Dùng thử miễn phí

2. Các mẫu bảng kê chi phí mới nhất

2.1. Mẫu bảng kê chi tiền theo Thông tư 99

Đây là mẫu bảng kê chi phí mới nhất được ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC ngày 27/10/2025 thay thế cho mẫu bảng kê chi phí theo TT200.

Tải mẫu bảng kê chi tiền theo Thông tư 99 tại đây: File Word

Lưu ý: Doanh nghiệp được quyền tùy chỉnh biểu mẫu cho phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị mình.

2.2. Mẫu bảng kê chi phí theo Thông tư 200

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, mẫu bảng kê chi tiền dành cho doanh nghiệp được quy định tại Mẫu số 09-TT như sau:

Cách ghi bảng kê chi tiền:

• Góc trên bên trái: Ghi rõ tên đơn vị.
• Phần đầu: Ghi họ tên, bộ phận, địa chỉ của người chi tiền và nội dung chi tiêu.
• Các cột thông tin:
• Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, số hiệu, ngày tháng chứng từ và diễn giải nội dung chi.
• Cột 1: Ghi số tiền chi.

Bảng kê chi tiền kế toán phải ghi rõ tổng số tiền bằng chữ và số chứng từ gốc đính kèm.

Bảng kê chi tiền được lập thành 2 bản, một bản lưu tại thủ quỹ và một bản lưu tại kế toán quỹ.

Tải xuống Mẫu bảng kê theo Thông tư 200 tại đây

2.3. Mẫu bảng kê chi phí theo Thông tư 133

Hiện nay, mẫu bảng kê chi tiền và hướng dẫn cách ghi dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được quy định theo Mẫu số 09-TT, ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, cụ thể như sau:

Cách ghi bảng kê chi tiền theo Thông tư 133 tương tự như hướng dẫn tại cách ghi bảng chi tiền theo Thông tư 200.

Tải xuống Mẫu bảng kê theo Thông tư 133 tại đây

2.4. Mẫu bảng kê mua vào không có hóa đơn theo Thông tư 78

Mẫu bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn hiện nay được quy định tại Mẫu số 01/TNDN, ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC. Mẫu này được sử dụng để ghi nhận các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từ những người bán không cung cấp hóa đơn, nhằm đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong hạch toán kế toán của doanh nghiệp.

Nội dung chính của Mẫu số 01/TNDN bao gồm:

• Thông tin doanh nghiệp: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, địa điểm thu mua, và người phụ trách thu mua.

• Thông tin giao dịch: Ngày tháng năm mua hàng; thông tin người bán (tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân); chi tiết hàng hóa mua vào (tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá thanh toán).

• Xác nhận: Chữ ký của người lập bảng kê và giám đốc doanh nghiệp, kèm theo ngày tháng năm lập bảng kê.

Khi lập bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Căn cứ vào thực tế các mặt hàng mua từ người bán không có hóa đơn, doanh nghiệp lập bảng kê theo thứ tự thời gian mua hàng, ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tổng hợp bảng kê theo tháng.
• Hàng hóa được kê khai dựa trên chứng từ mua bán giữa bên mua và bên bán, trong đó ghi rõ số lượng, giá trị hàng hóa, ngày tháng mua, địa chỉ, số CMND của người bán và có ký nhận của cả hai bên.
• Nếu doanh nghiệp có nhiều trạm thu mua tại các địa điểm khác nhau, mỗi trạm phải lập bảng kê riêng, sau đó doanh nghiệp tổng hợp thành bảng kê chung.

Tải xuống Mẫu bảng kê mua vào không có hóa đơn theo Thông tư 78 tại đây

3. Thời hạn lưu trữ bảng kê chi phí

Theo quy định về kế toán và thuế, bảng kê chi phí thuộc nhóm chứng từ kế toán và cần được lưu trữ trong khoảng thời gian sau:

• Lưu trữ tối thiểu 5 năm đối với các chứng từ không liên quan trực tiếp đến kê khai, nộp thuế.
• Lưu trữ tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán liên quan đến kê khai thuế, báo cáo tài chính hoặc có tranh chấp, kiểm tra.
• Lưu trữ vĩnh viễn nếu bảng kê chi phí là tài liệu quan trọng ảnh hưởng đến quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

4. Những lưu ý khi lập bảng kê chi phí

Để bảng kê chi phí hợp lệ và đáp ứng yêu cầu kế toán, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

• Ghi đầy đủ thông tin: Trên bảng kê, cần ghi rõ tên đơn vị, họ tên người chi tiền, bộ phận hoặc địa chỉ, và nội dung chi cho công việc cụ thể. Việc này giúp xác định rõ ràng nguồn gốc và mục đích của từng khoản chi.
• Chi tiết chứng từ: Ở các cột tương ứng, ghi số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của chứng từ, và diễn giải nội dung chi của từng chứng từ. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu sau này.
• Tổng hợp số liệu: Sau khi liệt kê các khoản chi, cần tính tổng số tiền và ghi bằng chữ. Đồng thời, ghi rõ số lượng chứng từ gốc đính kèm để đảm bảo tính minh bạch và đầy đủ của bảng kê.
• Lập và lưu trữ bản kê: Bảng kê chi tiền được lập thành hai bản: một bản lưu tại thủ quỹ và một bản lưu tại kế toán quỹ. Việc này giúp cả hai bộ phận có thể đối chiếu và kiểm tra khi cần thiết.
• Chữ ký xác nhận: Bảng kê phải có đầy đủ chữ ký của người lập, kế toán trưởng và người duyệt. Điều này xác nhận tính chính xác và hợp lệ của các thông tin được ghi trong bảng kê.

Kết luận

Bảng kê chi phí không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền mà còn là căn cứ quan trọng để hạch toán kế toán và kê khai thuế chính xác. Việc lập và lưu trữ đúng quy định giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính và tối ưu quy trình quản lý chi tiêu.

Để tự động hóa việc lập bảng kê và quản lý tài chính hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS. Đây là giải pháp hiện đại giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong công tác kế toán. Một số tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm:

• Tự động hạch toán và lập chứng từ theo quy định hiện hành.
• Kết nối trực tiếp với ngân hàng, giúp đối soát giao dịch nhanh chóng.
• Hỗ trợ quản lý hóa đơn điện tử theo chuẩn quy định của Bộ Tài chính.
• Báo cáo tài chính tức thời, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình kinh doanh mọi lúc, mọi nơi.
• Tích hợp với các phần mềm khác trong hệ sinh thái MISA AMIS, tối ưu hóa vận hành doanh nghiệp.

Sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định về kế toán và thuế.