Hướng dẫn 3 cách đăng ký mã số thuế cá nhân ĐƠN GIẢN

Đăng ký mã số thuế cá nhân là thủ tục bắt buộc người nộp thuế phải thực hiện trước khi nộp thuế để cơ quan Nhà nước dễ dàng quản lý Thuế cá nhân (theo khoản 1 Điều 30 Luật Quản lý thuế 2019).

Vậy đăng ký mã số thuế cá nhân như thế nào? Cần chuẩn bị giấy tờ gì? Tất cả sẽ được Meinvoice giải đáp qua nội dung bài viết dưới đây.

Xem thêm:

• 7 cách tra cứu mã số thuế cá nhân bằng CCCD/CMND CHÍNH XÁC
• Mã số thuế cá nhân là số CCCD: Chính thức áp dụng từ 01/07/2025

Cách 1: Cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập đăng ký MST cá nhân

Bước 1: Cá nhân chuẩn bị hồ sơ nộp cho doanh nghiệp trả thu nhập

Hồ sơ, giấy tờ cá nhân cần chuận bị cho doanh nghiệp gồm:

• Giấy ủy quyền đăng ký MST cá nhân
• Bản sao giấy tờ tùy thân của cá nhân
  • Bản sao CCCD/CMND còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam
  • Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam nhưng sinh sống tại nước ngoài
• Các giấy tờ khác có liên quan

Lưu ý: Trường hợp cá nhân nộp thuế TNCN tại nhiều đơn vị trả thu nhập trong cùng một kỳ nộp thuế thì cá nhân chỉ ủy quyền đăng ký mã số thuế cá nhân tại một đơn vị trả thu nhập để được cấp MST. Cá nhân thông báo MST của mình với các đơn vị trả thu nhập khác để kê khai và nộp thuế.

Bước 2: Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân với CQT

Đơn vị trả thu nhập được ủy quyền đăng ký MST có trách nhiệm:

• Tổng hợp thông tin đăng ký thuế của người lao động điền vào tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT (Căn cứ theo giấy ủy quyền và các giấy tờ cá nhân)
• Nộp tờ khai đăng ký thuế Mẫu số 05-ĐK-TCT trực tiếp tại cơ quan thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Bước 3: Tra cứu kết quả đăng ký mã số thuế cá nhân

Sau khi hoàn thành nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân để tra cứu kết quả hồ sơ doanh nghiệp thực hiện:

• Tại mục “Đăng ký thuế” doanh nghiệp bấm chọn “Tra cứu hồ sơ”
• Chọn “05-ĐK-TH-TCT…” >> chọn “Tra cứu” để xem kết quả.

Cách 2: Cá nhân đăng ký mã số thuế cá nhân trực tiếp với cơ quan thuế

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký MST

Trường hợp 1: Cá nhân làm việc tại tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế. Hồ sơ đăng ký gồm các giấy tờ sau:

• Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu số 05-ĐK-TCT
• Bản sao CCCD/CMND còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam;
• Bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài
• Các giấy tờ khác có liên quan

Trường hợp 2: Cá nhân làm việc cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập tại nước ngoài. Hồ sơ đăng ký gồm các giấy tờ sau:

• Các giấy tờ như trường hợp 1
• Bản sao quyết định bổ nhiệm của cá nhân, tổ chức sử dụng lao động trong trường hợp cá nhân là người nước ngoài không cứ trú tại Việt Nam được cử về Việt Nam làm việc nhưng nhận thu nhập từ nước ngoài.

Trường hợp 3: Cá nhân phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước (đóng thuế đất, chuyển nhượng bất động sản,…).

• Hồ sơ đăng ký gồm các giấy tờ sau như trường hợp 1

Trường hợp 4: Cá nhân thuộc trường hợp khác đăng ký thuế tại nơi cư trú

• Hồ sơ đăng ký thuế gồm những giấy tờ được quy định tại trường hợp 1

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân với cơ quan thuế

Đối với cá nhân nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế trực tiếp với cơ quan thuế thì công chức thuế tiếp nhận hồ sơ:

• Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế: Đóng dấu tiếp nhận vào hồ sơ đăng ký thuế, ghi rõ:
  • Ngày nhận hồ sơ.
  • Số lượng tài liệu theo bảng kê danh mục hồ sơ
• Trường hợp hồ sơ đăng ký thuế được gửi qua đường bưu chính: Đóng dấu tiếp nhận, ghi rõ:
  • Ngày nhận hồ sơ vào hồ sơ
  • Ghi số văn thư của cơ quan thuế

Bước 3: Tra cứu kết quả đăng ký mã số thuế cá nhân

Đối với người lao động tự đăng ký mã số thuế cá nhân online có thể thực hiện tra cứu kết quả đăng ký MST như sau:

• Chọn “Tra cứu hồ sơ” tại mục “Đăng ký thuế lần đầu”
• Điền “Mã giao dịch và mã bảo mật” rồi bấm chọn “Tra cứu” và chờ kết quả

Cách 3: Đăng ký mã số thuế cá nhân online

Trường hợp 1: Cá nhân đăng ký mã số thuế cá nhân online

Bước 1: Truy cập cổng thông tin của Tổng cục Thuế

Truy cập cổng thông tin Tổng cục Thuế bằng đường link dưới đây: https://thuedientu.gdt.gov.vn/

Bước 2 : Đăng nhập hệ thống

• Chọn “Cá nhân” sau đó đăng nhập thông tin

Bước 3: Chọn mục “Đăng ký thuế lần đầu” trên menu

Bước 4: Chọn mục “Kê khai và nộp hồ sơ”

Bước 5: Lựa chọn đối tượng tương ứng để xác định hồ sơ và thông tin cần điền

Bước 6: Điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu và chọn “Tiếp tục”

Bước 7: Điền đầy đủ thông tin vào tờ khai đăng ký thuế như: thông tin cá nhân, thu nhập, khấu trừ, miễn giảm và nghĩa vụ nộp thuế của mình.

Bước 8: Hoàn thành kê khai

• Sau khi điền đầy đủ thông tin vào tờ khai bạn thực hiện ký điện tử bằng chữ ký số hoặc xác nhận OTP được gửi về điện thoại, email mà bạn đã đăng ký với cơ quan Thuế
• Chọn mục “Hoàn thành kê khai” sau khi điền xong thông tin.

Bước 9: Nhận kết quả

Bạn sẽ được cấp mã số thuế cá nhân trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi hoàn thành hồ sơ. Kết quả sẽ được thông báo thông qua email.

Ngoài ra cá nhân có thể tự đăng ký mã số thuế cá nhân online trên trang dịch vụ công theo hướng dẫn tại video dưới đây:

Trường hợp 2: Tổ chức đăng ký mã số thuế cá nhân online

• Truy cập cổng thông tin của Tổng cục Thuế
• Chọn “Doanh nghiệp” sau đó đăng nhập thông tin

• Chọn “Đăng ký thuế” >> Chọn “Đăng ký mới thay đổi thông tin qua CQCT” >> Chọn hồ sơ “05-ĐK-TH-TCT”

• Điền thông tin đăng ký mã số thuế cá nhân và nộp tờ khai

Sau khi đã chọn xong, giao diện “Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập” sau đó điền các thông tin hoàn thành tờ khai:

• Tích vào ô “Đăng ký thuế”
• Nhập chính xác thông tin người cần đăng ký mã số thuế cá nhân: số chứng minh thư nhân dân hoặc thẻ căn cước tại bảng kê khai.

Lưu ý: Nếu muốn đăng ký MST cá nhân cho 2 người trở lên. Bạn chọn ô “Thêm dòng”. Điền “Ngày ký” sau đó điền tên giám đốc doanh nghiệp vào mục “Người đại diện pháp luật”

• Hoàn thành kê khai

Nhấn ô “Hoàn thành kê khai”, nhấn “Nộp hồ sơ đăng ký thuế” để hoàn thành kết thúc quy trình đăng ký.

Giải đáp thắc mắc khi đăng ký mã số thuế cá nhân online

Câu 1: Khi nào phải đăng ký mã số thuế cá nhân?

Các trường hợp cá nhân cần phải có mã số thuế bao gồm:

Người có thu nhập thuộc trường hợp đóng thuế TNCN

Thuế TNCN là khoản tiền mà người có thu nhập phải trích nộp một phần tiền lương từ các nguồn thu nhập vào ngân sách Nhà nước. Theo quy định mới của Luật Thuế thu nhập cá nhân cụ thể tại nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 ban hành ngày 2/6/2020:

Người có mức thu nhập trên 11 triệu/tháng (132 triệu đồng/năm) thuộc đối tượng phải đóng thuế TNCN.

>> Xem chi tiết: Hướng dẫn cách tính thuế thu nhập cá nhân

Người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Tại Điểm c.2.1, điều 9 theo thông tư 111/2013/TT-BTC quy định: Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và ược cấp mã số thuế.

Đối với cá nhân là người phụ thuộc và người nộp thuế đã có kê khai giảm trừ gia cảnh nếu chưa có mã số thuế cá nhân thì cơ quan thuế tự động cấp mã số thuế cho người đó căn cứ trên thông tin người phụ thuộc trên Tờ khai đăng ký giảm trừ gia cảnh của người nộp thuế.

Đối với cá nhân là người nộp thuế đã có kê khai giảm trừ gia cảnh và là người phụ thuộc, nếu ai chưa có mã số thuế thì cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế cho người phụ thuộc căn cứ trên thông tin của người đó tại tờ khai đăng ký giảm trừ gia cảnh của người nộp thuế.

Hiện nay, theo quy định mới nhất nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 năm 2020: Mỗi người phụ thuộc sẽ được giảm trừ 4,4 triệu đồng/tháng.

Người đại diện đứng đầu một tổ chức kinh doanh

Đối với cá nhân người đứng đầu một nhóm tổ chức kinh doanh bắt buộc phải thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân.

Mã số thuế cá nhân của người đại diện một tổ chức kinh doanh được sử dụng để kê khai và nộp thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt,… của chung cả nhóm kinh doanh và khai báo thuế thu nhập cá nhân của riêng mình.

>> Xem thêm: Hướng dẫn tự quyết toán thuế TNCN qua mạng

Câu 2: Đăng ký mã số thuế cá nhân để làm gì?

Mục đích của việc đăng ký mã số thuế cá nhân là để kê khai các khoản thu nhập với cơ quan thuế và được nhận các lợi ích sau:

• Được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.
• Được hoàn thuế thu nhập cá nhân nếu nộp thừa.
• Được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 100% so với người chưa có mã số thuế cá nhân.
• Được giảm thuế trong trường hợp bị thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ hoặc bị bệnh hiểm nghèo.
• Được hướng dẫn miễn phí về thuế từ cơ quan thuế

>>> Xem thêm bài viết: 5 điều cần biết khi kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử

Câu 3: Không đăng ký mã số thuế cá nhân có sao không?

Việc không đăng ký mã số thuế cá nhân trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế thì bạn sẽ bị xử phát hành chính. Cụ thể điều 10, nghị định 125/2020/NĐ-CP có quy định về mức xử phạt như sau:

• Phạt cảnh cáo: Quá hạn đăng ký MST từ 01-10 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng: Quá hạn đăng ký MST từ 01 ngày đến 30 ngày trừ các trường hợp được quy định tại khoản 1, điều 10, nghị định 125/2020/NĐ-CP
• Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng: Quá hạn đăng ký MST từ 31 đến 90 ngày.
• Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: Quá hạn đăng ký MST từ 91 ngày trở lên

Câu 4: Đăng ký mã số thuế cá nhân bao lâu có?

Căn cứ khoản 1 Điều 34 Luật Quản lý thuế 2019 thì thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký thuế là 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ đầy đủ theo quy định

Câu 5: Người lao động có thay đổi từ chứng minh thư sang căn cước công dân thì có cần phải cập nhật thay đổi không và thủ tục?

Khi có thay đổi về thông tin cá nhân, người lao động phải thông báo và ủy quyền cho đơn vị sử dụng lao động để thay đổi thông tin lên cơ quan quản lý thuế;

Hồ sơ thay đổi bao gồm:

• Nộp mẫu 08-MST-Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế;
• Bản sao CCCD (không cần sao y công chứng).
• Hạn nộp hồ sơ: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được ủy quyền của người lao động về việc thay đổi thông tin cá nhân.

Xem thêm: 3 cách cập nhật CCCD cho mã số thuế CHI TIẾT

Câu 6: Đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động, có bắt buộc phải nộp từ file XML không?

Có 2 cách để đơn vị đăng ký mã số thuế cho người lao động:

• Cách 1: Đăng ký trực tiếp trên trang Tổng cục Thuế;
• Cách 2: Đăng ký mã số thuế cá nhân trên HTKK - Phần mềm hỗ trợ kê khai thuế (kết xuất file XML). Nên đăng ký MST cá nhân cho NLĐ theo cách 1 nếu đơn vị ít lao động, trường hợp nhiều lao động có thể đăng ký bằng cách 2.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn đăng ký mã số thuế cá nhân đơn giản nhất. Chúc các bạn thực hiện thành công.

Bên cạnh đó, quý doanh nghiệp & các hộ, cá nhân kinh doanh cũng đừng quên lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử trên cả nước trong giai đoạn sắp tới này nhé.