Báo cáo tình hình sử dụng lao động là nhiệm vụ quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Bài viết dưới đây MISA meInvoice sẽ cập nhật Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất 2025 & hướng dẫn cách nộp báo cáo chi tiết.
1. Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP quy định về báo cáo sử dụng lao động như sau:
Như vậy, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ trước ngày 05/6 (đối với báo cáo 6 tháng đầu năm) và trước ngày 05/12 (đối với báo cáo năm).
Báo cáo được gửi qua Cổng dịch vụ công Quốc gia. Trường hợp không thể nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động qua Cổng dịch vụ công quốc gia, doanh nghiệp phải gửi bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I.
Bên cạnh việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cho Sở Nội vụ (trước đây là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội), doanh nghiệp còn có trách nhiệm thông báo tình hình sử dụng lao động đến cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Sau khi tiếp nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động, Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi lao động của đơn vị sử dụng lao động. Việc cập nhật này được áp dụng đối với trường hợp người sử dụng lao động nộp báo cáo hàng ngày bằng văn bản giấy nhằm bảo đảm đầy đủ thông tin.
Xem thêm:
- Mức đóng và cách tính thuế thu nhập cá nhân chi tiết
- [Tải ngay] Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc mới nhất
2. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất hiện nay
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao sử dụng mẫu 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP:
> Tải Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất TẠI ĐÂY
Khi điền thông tin mẫu 01/PLI Phụ lục I cần lưu ý phần ghi thông tin chung và các tiêu chí theo cột, cụ thể:
- Cột (1): Đánh số thứ tự liên tục theo thứ tự từ nhỏ đến lớp, bắt đầu từ 1
- Cột (2): Ghi họ, tên từng người lao động, mỗi người trên một dòng.
- Cột (3): Ghi mã số BHXH/ mã số sổ BHXH nếu NLĐ đã được cấp.
- Cột (4): Ghi ngày, tháng, năm sinh của NLĐ theo giấy tờ hợp lệ.
- Cột (5): Ghi giới tính NLĐ (nam/nữ).
- Cột (6): Ghi số CCCD/chứng minh nhân dân còn giá trị; đối với lao động nước ngoài ghi số hộ chiếu.
- Cột (7): Ghi rõ chức danh, vị trí hoặc công việc của NLĐ theo hợp đồng lao động.
- Cột (8) - (11): Phân loại theo nhóm, cột 11 có thể phân thành các tiêu thức như trợ lý, công nhân vận hành…
- Cột (12): Ghi mức lương thỏa thuận; trường hợp áp dụng chế độ lương nhà nước thì ghi hệ số lương.
- Cột (13) - (15): Ghi phụ cấp chức vụ (hệ số), phụ cấp thâm niên (tỷ lệ %); không có thì để trống.
- Cột (16): Ghi phụ cấp lương theo quy định của Luật lao động (nếu có).
- Cột (17): Ghi các khoản bổ sung khác nếu có.
- Cột (18), (19): Nếu NLĐ làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thì ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc.
- Cột (20) - (22): Ghi lần lượt theo các nội dung:
-
- Ngày bắt đầu làm việc, thời hạn hợp đồng
- Thời hạn hợp đồng lao động có hiệu lực.
- Thời hạn hết hiệu lực hợp đồng
- Cột (23), (24): Dành cho hợp đồng 1 tháng hoặc thử việc, ghi rõ ngày hiệu lực và hết hiệu lực.
- Cột (25), (26): Ghi thời điểm bắt đầu và kết thúc đóng BHXH cho NLĐ.
- Cột (27): Ghi số, ngày/tháng/năm của hợp đồng lao động, thời hạn hợp đồng; nếu NLĐ được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì ghi đối tượng hưởng trên cột này.
3. Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online
Để nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động, có thể nộp theo 2 cách: Nộp online qua Cổng Dịch vụ công quốc gia và nộp trực tiếp tại Sở Nội vụ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định pháp luật hiện hành.
Cách 1: Nộp Báo cáo tình hình sử dụng lao động online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia áp dụng với mọi doanh nghiệp
- Bước 1: Truy cập website https://dichvucong.gov.vn. Đây chính là link nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online.
- Bước 2: Sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập vào tài khoản của doanh nghiệp trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Nếu chưa có tài khoản, tiến hành đăng ký mới theo hướng dẫn.
Lưu ý: Tải về và cài đặt Công cụ ký điện tử được yêu cầu trên hệ thống để đảm bảo xác thực chữ ký số.
- Bước 3: Sau khi đăng nhập, vào mục “Dịch vụ công trực tuyến”; nhập tên thủ tục “Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động” để tìm kiếm.
- Bước 4: Chọn thủ tục phù hợp, bấm “Nộp trực tuyến”.
- Bước 5: Kê khai thông tin
Tiến hành kê khai đầy đủ các thông tin theo mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động. Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Nội vụ tại nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
- Bước 6: Bấm nút “Đăng ký” để hệ thống ghi nhận thông tin.
- Bước 7: Khi màn hình hiển thị “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công” thì bấm nút “Thoát” để kết thúc thủ tục.
- Bước 8: Tiếp tục nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ trên hệ thống bảo hiểm xã hội (BHXH).
- Bước 9: Cán bộ BHXH sẽ kiểm tra, tiếp nhận và xử lý hồ sơ liên quan đến BHXH.
- Bước 10: Cổng Dịch vụ công Quốc gia tự động lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu BHXH
- Bước 11: Cổng Dịch vụ công Quốc gia đồng bộ chuyển báo cáo đến hệ thống một cửa của địa phương theo đúng kì báo cáo quy định
Cách 2: Báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp
Áp dụng với trường hợp doanh nghiệp không thể thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Doanh nghiệp cần thực hiện các công việc như sau:
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, sử dụng đúng Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định pháp luật và các tài liệu kèm theo (nếu có).
- Nộp hồ sơ trực tiếp đến Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện; đồng thời thông báo cho cơ quan BHXH cấp huyện tương ứng.
- Đối với doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, nộp thêm hồ sơ cho Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để phục vụ việc theo dõi, quản lý theo đúng quy định.
Tại Công văn 9002/SNV-VLATLĐ năm 2025 của Sở Nội Vụ thành phố Hồ Chí Minh ngày 13/11/2025đã có nội dung hướng dẫn việc nộp báo cáo lao động 6 tháng cuối năm.
Theo Công văn, trường hợp không thể nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, người sử dụng lao động có thể nộp theo cách sau:
Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online qua Google Form do Sở Nội vụ TP Hồ Chí Minh cung cấp, thực hiện qua link sau và và đính kèm file báo cáo theo yêu cầu.
Link đăng ký: https://forms.gle/CiLKksGKq5McCyDP7
Dưới đây là tổng hợp link nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cuối năm 2025 ở các tỉnh/thành khác như sau:
- Link nộp Sở Nội Vụ Lâm Đồng: https://forms.gle/Zq1raqa9kggWaT297
- Link nộp Sở Nội Vụ Đồng Nai: https://forms.gle/o44cqVCHzrq2AdqK8
- Mail Nộp Sở Nội Vụ Đắk Lắk: [email protected]
- Mail Nộp Sở Nội Vụ Hà Nội: [email protected]
- Mail Nộp Sở Nội Vụ Bắc Ninh: [email protected]
Lưu ý: Năm 2025, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội đã hợp nhất với Sở Nội vụ thành Sở Nội vụ.
4. Địa chỉ nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động của 34 tỉnh, thành phố
Nếu doanh nghiệp không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 2025 qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, có thể nộp bản giấy trực tiếp tại Sở Nội vụ (nơi đặt trụ sở/chi nhánh/văn phòng đại diện) và thông báo song song cho cơ quan BHXH khu vực tương ứng.
TT
Tỉnh, thành phố
Địa chỉ trụ sở Sở Nội vụ
Số điện thoại
1
An Giang
Số 09 Mạc Đĩnh Chi, phường Rạch Giá, tỉnh An Giang
0297.3866.398
2
Bắc Ninh
Tầng 2-3-4-5 Nhà A, Khu liên cơ quan tỉnh Bắc Ninh, Quảng trường 3/2, phường Bắc Giang, tỉnh Bắc Ninh
0204.3854.350
3
Cà Mau
số 91-93 đường Lý Thường Kiệt, Phường Tân Thành, tỉnh Cà Mau
0290.3831.603
4
Cao Bằng
Tầng 7, 8, 9, tòa B, Trụ sở làm việc các sở, ban, ngành tỉnh Cao Bằng, khu đô thị mới, phường Thục Phán, tỉnh Cao Bằng
0206.3852.422
5
Cần Thơ
51 Lý Tự Trọng, Phường Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ
0710.3820.715
6
Đà Nẵng
Tầng 9, 10, 19 Trung tâm hành chính thành phố Đà Nẵng, 24 Trần Phú, Phường Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng
0236.3821.253
7
Đắk Lắk
Số 23, Trường Chinh, Phường Buôn ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk
0262.8555.553
8
Điện Biên
Thôn Thanh Xuân, xã Thanh Nưa, tỉnh Điện Biên
0215.3825.444
9
Đồng Nai
Số 108, đường Hà Huy Giáp, phường Trấn Biên, tỉnh Đồng Nai
(061) 3846 993
10
Đồng Tháp
Số 375-379 đường Hùng Vương, phường Đạo Thạnh, tỉnh Đồng Tháp
0273.3873.110
11
Gia Lai
180 Tăng Bạt Hổ, phường Quy Nhơn, tỉnh Gia Lai
0256.3822603
12
Hà Nội
18B Lê Thánh Tông, Phường Cửa Nam, Thành phố Hà Nội
0243.933.5176
13
Hà Tĩnh
Số 187, đường Nguyễn Huy Tự, phường Thành Sen, Hà Tĩnh
0393.856.628
14
Hải Phòng
Tòa J - 5 Trung tâm Chính trị - Hành chính, Khu đô thị Bắc sông Cấm, phường Thủy Nguyên, thành phố Hải Phòng
08031289
15
Thành phố Huế
18 Nguyễn Sinh Sắc, phường Vỹ Dạ, thành phố Huế
0234.3848018
16
Hưng Yên
Trụ sở chính: Số 6 Đường Chùa Chuông, phường Phố Hiến, tỉnh Hưng Yên
Cơ sở 2: Số 8 đường Lê Lợi, phường Thái Bình, tỉnh Hưng Yên
Cơ sở 3: Số 19 đường Lê Lợi, phường Thái Bình, tỉnh Hưng Yên
0221.3863.434
17
Khánh Hòa
05 Pasteur - Nha Trang - Khánh Hòa
(84 258) 3827095/ 3812463
18
Lai Châu
Tầng 1, 2 nhà D khu Trung tâm Hành chính - Chính trị tỉnh Lai Châu, Phường Tân Phong, Tỉnh Lai Châu
02133.798.983
19
Lạng Sơn
Số 4 đường Quang Trung, Phường Chi Lăng, Tỉnh Lạng Sơn
0205.3812.110
20
Lào Cai
Số 159, Đinh Tiên Hoàng, phường Yên Bái, tỉnh Lào Cai
02163.852.415
21
Lâm Đồng
Số 36 Trần Phú, Phường Xuân Hương - Đà Lạt, Tỉnh Lâm Đồng (Tầng 7 TTHC)
(0263) 3822393
22
Ninh Bình
Km số 2, đường Trần Hưng Đạo, phường Hoa Lư, tỉnh Ninh Bình.
02293.871.155
23
Nghệ An
Số 30, đường Phan Đăng Lưu, Phường Trường Vinh, Tỉnh Nghệ An
0238.3843197
24
Phú Thọ
Số 370, đường Nguyễn Tất Thành, Phường Việt Trì, Tỉnh Phú Thọ
02103.846.594
25
Quảng Ninh
Tầng 3-Trụ sở Liên cơ quan số 2-Phường Hạ Long, Quảng Ninh
0203.3835141
26
Quảng Ngãi
255 Nguyễn Nghiêm, Phường Cẩm Thành, Tỉnh Quảng Ngãi
0255.3822864
27
Quảng Trị
Số 72 Ngô Quyền - phường Đồng Hới, tỉnh Quảng Trị
0232.3822.321
28
Sơn La
Tầng 4, tòa nhà 9 tầng - Khu Trụ sở HĐND - UBND - UBMTTQVN tỉnh và một số Sở, ban, ngành của tỉnh. Phường Chiềng Cơi, tỉnh Sơn La
(0212).3752.630
29
Tây Ninh
Số 19, đường Trần Hưng Đạo, phường Long An, tỉnh Tây Ninh
02723.826.353
30
Tuyên Quang
Đường Lý Thánh Tông, Phường Minh Xuân, Tỉnh Tuyên Quang
02073.822.432
31
Thái Nguyên
Số 17, đường Đội Cấn, phường Phan Đình Phùng, tỉnh Thái Nguyên
0280.3856.474
32
Thanh Hóa
44 Đại lộ Lê Lợi, Phường Hạc Thành, Tỉnh Thanh Hóa
0237.3753.739
33
TP Hồ Chí Minh
Trụ sở 1: 159 Pasteur, phường Xuân Hòa, TP.Hồ Chí Minh
0283.822.2409; 0283.829.1302
Trụ sở 2: đường Lê Lợi, phường Bình Dương, Thành phố Hồ Chí Minh
02743.828.946
Trụ sở 3: số 01 đường Phạm Văn Đồng, phường Bà Rịa, Thành phố Hồ Chí Minh
02543.3852.151
34
Vĩnh Long
Số 42 Nguyễn Huệ, Phường Long Châu, tỉnh Vĩnh Long.
0270.3.822233
Lưu ý: Địa chỉ & SĐT trên chỉ mang tính tham khảo. Vui lòng liên hệ trước để xác nhận chính xác khi đến nộp tại Sở Nội vụ.
5. Phạt đến 20 triệu đồng nếu không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, trường hợp người sử dụng lao động không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định sẽ bị phạt tiền từ 01 đến 03 triệu đồng.
Ngoài ra, theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP về mức xử phạt khi vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động:
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
…
c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định.
Lưu ý: Theo quy định khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt tiền quy định trên áp dụng đối cá nhân, trường hợp tổ chức vi phạm thì mức phạt gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
Do đó, nếu doanh nghiệp sử dụng lao động không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định sẽ bị phạt tiền từ 02 đến 06 triệu đồng.
Trường hợp không báo cáo tình hình thay đổi về lao động sẽ bị xử phạt như sau:
- Phạt 5 triệu đến 10 triệu đồng: Đối với người sử dụng lao động là cá nhân
- Phạt từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng: Đối với người sử dụng lao động là tổ chức.
Việc áp dụng mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất giúp doanh nghiệp cập nhật đầy đủ thông tin lao động hiện tại. Hi vọng với bài viết trên bạn đọc đã nắm được mẫu báo cáo tình hình lao động mới nhất và cách nộp chi tiết.
Nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu chuyển đổi và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Nghị định 123, Công ty cổ phần MISA đã phát hành phần mềm MISA AMIS Thuế TNCN đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ chứng từ điện tử mới nhất, cùng với nhiều lợi ích tuyệt vời như:
- Cung cấp bộ hồ sơ đăng ký mẫu, đơn vị sử dụng mẫu này nộp đăng ký với Cơ quan thuế.
- Đáp ứng thiết lập mẫu, lập và ký điện tử mẫu chứng từ khấu trừ theo quy định.
- Xử lý các chứng từ đã lập khi có sai sót.
- Lập và nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gửi Cơ quan thuế.
Video giới thiệu phần mềm MISA Amis Thuế TNCN
Trên đây là toàn bộ các thông tin về bảng giá chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử - MISA AMIS Thuế TNCN. Nếu doanh nghiệp quan tâm đến phấn mềm kế toán và thuế thu nhập cá nhân có nhu cầu nhận tư vấn miễn phí hãy nhanh tay đăng ký tại Form dưới đây.
