Mẫu Sổ Thu Chi: Các Mẫu File Excel Quản Lý Thu Chi Phổ Biến 2025

Trong quản lý tài chính doanh nghiệp, việc ghi chép và theo dõi thu - chi một cách khoa học là yếu tố then chốt giúp kiểm soát dòng tiền hiệu quả và phòng tránh sai sót kế toán. Dù các phần mềm kế toán ngày càng phổ biến, nhưng mẫu sổ thu chi bằng Excel vẫn được nhiều doanh nghiệp nhỏ và bộ phận kế toán nội bộ ưa chuộng nhờ tính linh hoạt, dễ sử dụng và tiết kiệm chi phí.

Bài viết sau đây tổng hợp các mẫu file Excel quản lý thu chi công ty, bao gồm cả file excel thu chi sổ quỹ nội bộ mới nhất năm 2025, giúp chủ doanh nghiệp và kế toán dễ dàng lựa chọn mẫu phù hợp với nhu cầu quản lý thực tế.

1. Giới Thiệu Về Sổ Thu Chi

Sổ thu chi là một công cụ quan trọng giúp các chủ doanh nghiệp và cá nhân nắm bắt chặt chẽ nguồn thu - chi, chuyển động dòng tiền, từ đó cân nhắc điều chỉnh kế hoạch chi tiêu hợp lý. Ngay cả khi rất nhiều phần mềm công nghệ ra đời, Excel vẫn là một trong những lựa chọn hàng đầu, hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị và điều hành.

2. Các Mẫu File Excel Quản Lý Thu Chi Phổ Biến

Việc quản lý thu chi bằng File Excel được ứng dụng rộng rãi nhờ tính tiện dụng và hoàn toàn miễn phí. Các file Excel này thường có sẵn công thức tính toán tự động sau khi kế toán nhập thông tin tổng thu/tổng chi.

2.1. Mẫu File Excel Quản Lý Thu Chi Công Ty

Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt toàn diện các nguồn thu - chi và lưu chuyển dòng tiền trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể phân tích tình hình tài chính thực tế, kiểm soát dòng tiền hiệu quả và điều chỉnh kế hoạch chi tiêu khi cần thiết.

ư

Tải mẫu tại đây!

2.2. Mẫu File Excel Quản Lý Thu Chi Nội Bộ

Là một trong hai loại mẫu Excel quản lý thu chi phổ biến, bên cạnh mẫu dành cho cá nhân, file Excel quản lý thu chi nội bộ được thiết kế để phục vụ cho mục đích giám sát tài chính trong doanh nghiệp, phòng ban hoặc tổ chức nhỏ. Đây là công cụ đơn giản nhưng hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, từ đó giảm thiểu rủi ro thất thoát ngân sách và tăng cường tính minh bạch.

Mẫu file thường bao gồm các thông tin như: ngày tháng giao dịch, khoản mục thu - chi, số tiền, người phụ trách, mã dự án (nếu có), ghi chú và trạng thái duyệt. Với mẫu sổ thu chi nội bộ, doanh nghiệp có thể:

• Ghi nhận rõ ràng các khoản thu/chi hằng ngày trong nội bộ, từ văn phòng phẩm đến chi phí đi lại, tiếp khách. Tách biệt và kiểm soát dòng tiền theo từng bộ phận hoặc nhóm dự án.
• Tổng hợp số liệu định kỳ để làm báo cáo tài chính nội bộ hoặc làm căn cứ phân bổ ngân sách.

Tải mẫu tại đây!

2.3. Mẫu File Excel Quản Lý Thu Chi Cửa Hàng

Tùy vào quy mô hoạt động, cửa hàng có thể phát sinh hàng chục đến hàng trăm giao dịch mỗi ngày, đặc biệt khi có nhiều nhân viên cùng tham gia vận hành. Việc sử dụng mẫu file Excel quản lý thu chi cửa hàng là cách phổ biến để ghi nhận và theo dõi dòng tiền ra - vào hàng ngày. Tuy nhiên, việc kiểm soát hiệu quả dữ liệu thu/chi là rất quan trọng nhằm hạn chế sai sót và ngăn chặn tình trạng nhân viên gian lận, trục lợi cá nhân.

Mẫu Excel thường bao gồm các cột: ngày giao dịch, nội dung thu - chi, số tiền, người thực hiện, hình thức thanh toán và ghi chú. Với mẫu sổ này, chủ cửa hàng có thể:

• Phức tạp tùy vào quy mô, có thể có hàng trăm giao dịch mỗi ngày do nhiều nhân viên thực hiện.
• Quan trọng để kiểm soát dữ liệu thu/chi, tránh tình trạng nhân viên trục lợi.

Tải mẫu tại đây!

2.4. Mẫu File Excel Quản Lý Thu Chi Bán Hàng

Mẫu file Excel quản lý thu chi bán hàng được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp thương mại, cửa hàng bán lẻ và bộ phận kinh doanh. Mục tiêu chính là ghi nhận và theo dõi toàn bộ doanh thu, chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, từ đó kiểm soát hiệu quả lợi nhuận và tối ưu dòng tiền.

Mẫu thường bao gồm các cột: thời gian giao dịch, mã đơn hàng, tên khách hàng, số tiền thu vào (doanh thu), chi phí liên quan (vận chuyển, chiết khấu, hoa hồng…), hình thức thanh toán và người thực hiện. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể:

• Theo dõi sát sao các khoản thu từ bán hàng theo từng ca/ngày/tháng.
• Ghi nhận chi tiết các chi phí liên quan đến mỗi đơn hàng, phục vụ cho phân tích lợi nhuận gộp.
• So sánh doanh số giữa các kênh bán hàng, nhóm sản phẩm hoặc nhân viên phụ trách.

Tải mẫu tại đây!

2.5. Mẫu Sổ Quỹ Tiền Mặt (Sổ Nhật Ký Thu, Chi Quỹ Tiền Mặt)

Mẫu sổ quỹ tiền mặt là biểu mẫu quan trọng trong hệ thống sổ sách kế toán, được sử dụng bởi kế toán hoặc thủ quỹ để phản ánh đầy đủ tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam đồng trong nội bộ doanh nghiệp. Tùy nhu cầu quản lý, sổ có thể được mở riêng cho từng nguồn thu - chi (tiền mặt, chuyển khoản, ngoại tệ…) hoặc phân chia theo từng phòng ban, địa điểm thu chi.

Căn cứ để ghi sổ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, hóa đơn hoặc chứng từ hợp lệ đã được nhập - xuất quỹ. Việc ghi chép phải được thực hiện hàng ngày, liên tục theo đúng trình tự phát sinh, có đầy đủ chữ ký xác nhận theo quy định.

Các thông tin chính trong sổ gồm:

• Ngày tháng ghi sổ và chứng từ
• Số hiệu chứng từ (phiếu thu, phiếu chi)
• Diễn giải nội dung nghiệp vụ
• Số tiền nhập - xuất quỹ
• Số dư tồn quỹ cuối ngày Số tồn quỹ tiền mặt cuối ngày phải luôn khớp với số tiền mặt thực tế trong két.

Mẫu sổ thường sử dụng:

• Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:
  • Mẫu S07-DN (Sổ quỹ tiền mặt)
  • Mẫu S03a1-DN (Sổ nhật ký thu tiền)
  • Mẫu S03a2-DN (Sổ nhật ký chi tiền)
• Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:
  • Mẫu S04a-DNN (Sổ quỹ tiền mặt cho doanh nghiệp nhỏ và vừa)

Trách nhiệm ghi sổ:

• Thủ quỹ: trực tiếp ghi chép, phản ánh chính xác số liệu từng ngày.
• Kế toán: kiểm tra, đối chiếu chứng từ và số liệu thực tế.
• Người quản lý: kiểm tra, ký duyệt để xác nhận tính hợp lệ của giao dịch.

Thời gian lưu trữ:

• Tối thiểu 5 năm với chứng từ thông thường.
• Tối thiểu 10 năm với tài liệu quan trọng.
• Có thể lưu bản cứng hoặc bản mềm (nếu có bản sao lưu đầy đủ và đảm bảo bảo mật thông tin).

Tải mẫu tại đây!

2.6. Mẫu File Excel Quản Lý Thu Chi Cá Nhân

Mẫu file Excel quản lý thu chi cá nhân là công cụ đơn giản nhưng hiệu quả, giúp mỗi người theo dõi và kiểm soát tình hình tài chính của bản thân. Việc ghi chép đều đặn các khoản thu nhập, chi tiêu và tiết kiệm không chỉ giúp hạn chế chi tiêu quá tay mà còn tạo thói quen tài chính lành mạnh.

Tải mẫu tại đây!

2.7. Các Mẫu File Excel Quản Lý Tài Chính Liên Quan Khác

Ngoài những mẫu file Excel quản lý thu chi cơ bản, doanh nghiệp còn có thể ứng dụng nhiều mẫu bảng tính khác để hỗ trợ công tác quản trị tài chính toàn diện và hiệu quả hơn. Những mẫu này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc hộ kinh doanh, khi chưa có điều kiện sử dụng phần mềm kế toán chuyên sâu.

Dưới đây là một số mẫu Excel hữu ích thường được sử dụng:

• Kế hoạch tài chính bằng Excel: Tổng hợp toàn bộ nguồn thu, chi phí, lợi nhuận dự kiến và dòng tiền trong kỳ. Thường được dùng để xây dựng kế hoạch tài chính tháng, quý hoặc năm.
• Sổ ghi chép công nợ: Giúp theo dõi công nợ phải thu và phải trả theo từng khách hàng, nhà cung cấp. Có thể thêm tính năng cảnh báo nợ đến hạn hoặc quá hạn.
• Bảng cân đối kế toán: Phản ánh tình hình tài chính tại một thời điểm, gồm các mục tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
• Phân tích điểm hòa vốn (Break-even analysis): Xác định mức doanh thu tối thiểu để không bị lỗ, hỗ trợ ra quyết định đầu tư, mở rộng kinh doanh hoặc cắt giảm chi phí.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Theo dõi dòng tiền thực tế vào - ra để đánh giá khả năng thanh toán và quản lý thanh khoản hiệu quả.
• Báo cáo kết quả kinh doanh (P&L): Tổng hợp doanh thu, giá vốn, chi phí và lợi nhuận/lỗ trong kỳ. Là căn cứ quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động.
• Dự phòng nguồn vốn: Cho phép xác định sớm các khoản cần chi trả lớn hoặc thời điểm thiếu hụt ngân sách, từ đó đưa ra phương án xử lý.
• Dự báo lãi - lỗ 12 tháng: Mẫu file này đặc biệt hữu ích với startup để hình dung dòng tiền và lợi nhuận tiềm năng trong năm đầu.
• Quản lý chi phí công trình: Theo dõi chi tiết các khoản chi cho vật tư, nhân công, thiết bị… liên quan đến từng công trình hoặc dự án xây dựng.
• Quản lý thu chi quán cà phê/quán ăn: Ghi nhận thu - chi hàng ngày, giúp chủ quán theo dõi hiệu quả kinh doanh, kiểm soát chi phí nguyên liệu, điện nước và lương nhân viên.

>> Xem thêm tại đây: Tải miễn phí 18 mẫu File Excel quản lý tài chính doanh nghiệp mới nhất 2025

3. Ưu và Nhược Điểm Khi Quản Lý Thu Chi Bằng Excel

Việc sử dụng file Excel thu chi sổ quỹ nội bộ hay mẫu file Excel quản lý thu chi công ty là lựa chọn phổ biến với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ bởi tính linh hoạt và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, phương pháp này cũng tồn tại những hạn chế nhất định khi áp dụng trong môi trường chuyên nghiệp. Dưới đây là các ưu và nhược điểm cần cân nhắc:

3.1. Ưu Điểm

Sử dụng mẫu sổ thu chi bằng Excel mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp nhỏ và bộ phận kế toán nội bộ, đặc biệt trong giai đoạn đầu xây dựng hệ thống tài chính:

• Miễn phí và dễ tiếp cận: Excel thường có sẵn, không cần đầu tư phần mềm chuyên nghiệp.
• Tùy biến linh hoạt: Dễ dàng tạo bảng, thêm công thức, biểu đồ và thiết kế báo cáo theo nhu cầu riêng.
• Kiểm soát dữ liệu hoàn toàn: Không phụ thuộc vào bên thứ ba, tự lưu trữ và bảo mật.
• Phù hợp với người có kiến thức cơ bản về Excel: Có thể tạo hệ thống tài chính khá mạnh với hàm, pivot table.
• Thống kê và báo cáo: Có thể được sử dụng để tạo ra các báo cáo thống kê về tình hình thu chi.

3.2. Nhược Điểm

Mặc dù mẫu file Excel quản lý thu chi công ty mang lại sự linh hoạt, nhưng trong môi trường doanh nghiệp có quy mô hoặc yêu cầu chuyên sâu, phương pháp này cũng bộc lộ nhiều hạn chế. Cần cân nhắc các nhược điểm sau trước khi quyết định áp dụng lâu dài:

• Không tự động hóa hoàn toàn: Nhập dữ liệu thủ công dễ gây sai sót và mất thời gian, không tự động đồng bộ với ngân hàng hoặc phần mềm kế toán.
• Khó kiểm soát khi dữ liệu lớn, phức tạp: Dễ rối, chậm, khó truy xuất thông tin, rủi ro hỏng file hoặc lỗi công thức cao.
• Thiếu tính năng nâng cao: Không có nhắc nhở hóa đơn, phân tích chi tiêu theo thói quen, dự báo tài chính chuyên sâu như phần mềm chuyên dụng.
• Không phù hợp với nhóm đông người: Khó làm việc nhóm cùng lúc, dễ xảy ra lỗi ghi đè, mất dữ liệu nếu không có hệ thống phân quyền.
• Tính bảo mật không cao: Dễ bị sao chép, chỉnh sửa trái phép, không an toàn bằng phần mềm chuyên dụng.
• Yêu cầu kỹ năng cao: Đòi hỏi người dùng am hiểu hàm và công thức tính toán.

4. Khi Nào Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Tài Chính

Việc chuyển từ quản lý tài chính truyền thống bằng Excel sang phần mềm chuyên nghiệp là cần thiết khi doanh nghiệp hoặc cá nhân bắt đầu mở rộng quy mô và cần tính chính xác, tự động và an toàn cao hơn.

• Khi khối lượng dữ liệu lớn: Excel dễ rối hoặc chậm, phần mềm giúp quản lý tự động, lưu trữ tập trung và dễ truy xuất.
• Khi cần nhiều người cùng thao tác (làm việc nhóm): Excel offline khó phối hợp, phần mềm có chức năng phân quyền rõ ràng, lưu vết hoạt động.
• Khi cần báo cáo nhanh, trực quan, chuyên sâu: Excel phải làm thủ công, phần mềm cho phép xuất báo cáo tự động, chuẩn mực, dễ phân tích.
• Khi cần bảo mật & sao lưu: File Excel dễ bị mất, hỏng, xóa nhầm; phần mềm thường có cơ chế backup tự động, bảo mật cloud cao hơn.
• Khi có nhu cầu tích hợp với hệ thống khác: Excel không thể tích hợp với POS, CRM, sàn thương mại điện tử, ngân hàng, phần mềm có thể đồng bộ đơn hàng, hóa đơn, thanh toán.
• Khi muốn tuân thủ quy định kế toán hoặc thuế: Phần mềm thường có các mẫu biểu đúng chuẩn theo thông tư, dễ dàng cho quyết toán thuế.

5. Giải Pháp Quản Lý Chi Phí Của Bizzi

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc kiểm soát chi phí, việc quản lý thu chi bằng mẫu sổ thu chi Excel truyền thống đang dần bộc lộ nhiều hạn chế. Bizzi ra đời như một trợ lý AI tài chính - kế toán, giúp tự động hóa toàn diện quy trình thu - chi và quản lý sổ quỹ nội bộ. Với hơn 30 tính năng hiện đại, Bizzi giúp doanh nghiệp tinh gọn vận hành, đẩy nhanh quy trình duyệt chi và đảm bảo minh bạch tài chính.

5.1. So Sánh Bizzi Expense Với Excel

Bizzi Expense được thiết kế để khắc phục mọi nhược điểm của file Excel thu chi sổ quỹ nội bộ. Không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền tốt hơn, phần mềm còn tăng hiệu suất làm việc của bộ phận kế toán thông qua các ưu điểm nổi bật:

• Nhập liệu: Trong khi Excel yêu cầu nhập tay dễ sai sót, Bizzi tự động scan hóa đơn và nhận diện nội dung nhờ AI.
• Bảo mật: Excel thiếu phân quyền và bảo mật, trong khi Bizzi có hệ thống phân quyền chặt chẽ, bảo mật cao theo cấp vai trò.
• Quy trình phê duyệt: Excel không có workflow phê duyệt; Bizzi cung cấp quy trình phê duyệt thông minh, rút ngắn thời gian xử lý.
• Báo cáo: Excel mất thời gian tổng hợp, còn Bizzi có sẵn dashboard trực quan, báo cáo tức thì theo dự án, phòng ban, thời gian.

5.2. Các Tính Năng Nổi Bật Của Bizzi

5.2.1. Xử lý, đối chiếu và quản lý hóa đơn đầu vào (IPA + 3way)

Bizzi ứng dụng công nghệ IPA (Intelligent Process Automation) và phương pháp đối soát 3-way matching để tối ưu quy trình xử lý hóa đơn đầu vào trong doanh nghiệp:

• Tự động tải, kiểm tra, đối soát hóa đơn đầu vào bằng AI và RPA.
• Đối soát hóa đơn - PO - GR theo thời gian thực.
• Kiểm tra pháp lý nhà cung cấp (MST, tình trạng hoạt động).
• Lưu trữ hóa đơn đầu vào đến 10 năm, cảnh báo hóa đơn rủi ro.
• Tích hợp với phần mềm kế toán và hệ thống ERP.

5.2.2. Quản lý Chi Tiêu Doanh Nghiệp (Bizzi Expense)

Bizzi Expense là giải pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn diện ngân sách và chi tiêu nội bộ một cách thông minh, minh bạch và chủ động:

• Thiết lập ngân sách linh hoạt theo từng dự án hoặc phòng ban, với hệ thống cảnh báo vượt hạn mức chi tiêu theo thời gian thực.
• Tự động hóa quy trình phê duyệt chi tiêu với luồng xét duyệt rõ ràng, rút ngắn thời gian xử lý và tăng tính minh bạch.
• Gắn chi phí vào từng đầu việc cụ thể, giúp theo dõi và phân tích hiệu quả sử dụng ngân sách một cách chi tiết, phục vụ cho báo cáo và ra quyết định tài chính.
• Hỗ trợ xác thực hóa đơn điện tử đính kèm trong từng khoản chi, kết hợp công nghệ để phát hiện các giao dịch bất thường, nâng cao tính an toàn và tuân thủ.

5.2.3. Quản lý Công Tác Phí (Bizzi Travel)

Bizzi Travel hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý chi phí công tác, từ khâu đặt dịch vụ đến báo cáo và đối soát, đảm bảo kiểm soát ngân sách hiệu quả:

• Tự động đặt vé máy bay theo hạn mức ngân sách.
• Quản lý chi tiêu công tác toàn diện (ăn ở, đi lại, khách sạn…).
• Tạo báo cáo tổng quan, gắn chi phí vào từng chuyến công tác.
• Cảnh báo vượt ngân sách và đối chiếu tự động.

5.2.4. Hóa Đơn Điện Tử (B-invoice)

B-invoice là giải pháp hóa đơn điện tử của Bizzi, giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp lý, tối ưu quy trình phát hành và quản lý hóa đơn:

• Tạo hóa đơn điện tử chuẩn định dạng XML/PDF theo đúng quy định.
• Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế để xác thực hóa đơn nhanh chóng.
• Cho phép xuất hóa đơn hàng loạt, lưu trữ tối thiểu 10 năm.
• Tích hợp dễ dàng với phần mềm kế toán.

5.2.5. Quản Lý Công Nợ (ARM)

Giải pháp ARM (Account Receivable Management) của Bizzi giúp doanh nghiệp kiểm soát công nợ hiệu quả, giảm thiểu rủi ro tài chính và tối ưu dòng tiền:

• Hệ thống nhắc nợ tự động giúp đảm bảo đúng hạn thanh toán, đồng thời theo dõi các chỉ số công nợ quan trọng như DSO (Days Sales Outstanding).
• Cảnh báo sớm các khoản nợ quá hạn, tiềm ẩn nguy cơ nợ xấu, hỗ trợ bộ phận tài chính đưa ra biện pháp xử lý kịp thời.
• Đối chiếu công nợ nhanh chóng, chính xác giữa dữ liệu kế toán và thực tế giao dịch.
• Báo cáo công nợ linh hoạt theo từng khách hàng hoặc kỳ kế toán, phục vụ việc kiểm soát tài chính và ra quyết định chiến lược.

Để nâng cao hiệu quả quản lý hoá đơn cũng như tự động hóa quy trình tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Đăng ký trải nghiệm bộ giải pháp toàn diện của Bizzi ngay hôm nay!

• Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
• Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/

6. Kết Luận

Lập kế hoạch quản lý tài chính bằng file Excel là việc quen thuộc và cần thiết, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Excel là công cụ miễn phí, cho phép người dùng thiết lập các bảng biểu theo nhu cầu, tuy nhiên cần thao tác cẩn thận và có hệ thống để tránh sai sót. Khi quy mô tăng và khối lượng dữ liệu lớn, việc quản lý bằng hình thức truyền thống này sẽ gây ra nhiều bất cập và dễ dẫn đến sai sót. Để tăng hiệu quả quy trình tài chính doanh nghiệp với quản lý chi phí tinh gọn, các doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản lý chi phí như Bizzi Expense, một công cụ toàn diện đã được nhiều công ty lớn và vừa tin dùng.