Tải mẫu biên bản bàn giao tài liệu MIỄN PHÍ mới nhất

Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu ghi nhận việc bàn giao một công việc hay một vấn đề nào đó một cách kỹ lưỡng và rõ ràng. Đây chính là những minh chứng pháp lý của doanh nghiệp trong những trường hợp tranh chấp không đáng có. Tải ngay những văn bản miễn phí này tại CoDX nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX - nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

• Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng hợp lý
• Tải ngay File excel quản lý hồ sơ miễn phí
• Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ đúng quy định

1. Tải mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu chi tiết

Có 2 mẫu biên bản bàn giao hồ sơ thường thấy mà bạn có thể tham khảo:

• Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu
• Mẫu biên bản bàn giao tài liệu công việc

Mẫu 1: Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu

Đây là một mẫu biên bản bàn giao hồ sơ được thiết kế để đảm bảo việc trao đổi thông tin cũng như tài liệu được diễn ra hiệu quả và đúng thủ tục pháp lý.

Mẫu bàn giao công việc cần có đủ thông tin của bên giao cũng như bên nhận như:

• Có Quốc hiệu, Tiêu ngữ, ngày tháng năm bàn giao tài liệu
• Họ tên, chức vụ và trụ sở làm việc
• Khung nội dung chi tiết tài liệu cần bàn giao (đầy đủ số lượng và cột ghi chú)

Bên cạnh đó, các thông tin chi tiết về nội dung bàn giao cũng phải ghi lại một cách rõ ràng trong văn bản này.

Mẫu 2: Mẫu biên bản bàn giao tài liệu công việc

Với mẫu biên bản bàn giao tài liệu công việc, cần đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:

• Quốc hiệu, Tiêu ngữ
• Ngày tháng bàn giao cùng tên công ty
• Đại diện phòng ban liên quan: tên, chức vụ, phòng ban
• Họ tên người bàn giao
• Bảng bàn giao tài liệu và công việc bao gồm: Nội dung, người nhận, kết luận
• Phần thông tin xác nhận

Ký tên

Dưới đây là một mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu và công việc, hỗ trợ việc ghi nhận chi tiết, minh bạch quá trình chuyển giao thông tin và nhiệm vụ làm việc giữa các bên.

TẢI MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU

2. Soạn thảo mẫu biên bản bàn giao tài liệu như thế nào?

Để có một biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu hoàn chỉnh và chuyên nghiệp, cần phải lưu ý những điểm sau đây:

• Đảm bảo ghi chính xác và rõ ràng về địa điểm bàn giao cùng như thời điểm tạo biên bản.
• Liệt kê đầy đủ thông tin cá nhân của cả bên giao và bên nhận.
• Đối với các tài sản, cần đề cập đầy đủ thông tin quan trọng như tên, số lượng, đặc điểm nhận dạng, tình trạng hiện tại, giá trị, vv.
• Đưa ra các điều khoản, trách nhiệm liên quan đến tài sản và các cam kết từ cả hai bên.
• Đảm bảo có đầy đủ chữ ký xác nhận từ bên giao và bên nhận; nếu cần, có thể bổ sung thêm chữ ký của nhân chứng.

>>> Có thể cần cho bạn: 3 Cách lưu văn bản trong word đơn giản nhanh nhất

3. Điểm lưu ý khi viết biên bản bàn giao hồ sơ

Việc làm biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu mang ý nghĩa pháp lý quan trọng, do đó cần phải chú ý cẩn trọng trong từng chi tiết giấy tờ:

• Đảm bảo thông tin chính xác và minh bạch: Biên bản bàn giao có khả năng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả bên giao và bên nhận trước pháp luật. Do đó, thông tin về thời gian, địa điểm của quá trình bàn giao và việc lập biên bản, cũng như các thông tin cá nhân, liên hệ giữa hai bên cần được ghi chính xác. Nội dung bàn giao cần được trình bày rõ ràng, tránh sự mập mờ không cần thiết
• Mô tả chi tiết và cụ thể về nội dung bàn giao: Ghi chép đầy đủ, rõ ràng và dễ hiểu về các thông tin quan trọng liên quan đến hồ sơ, tài liệu cũng như tài sản được bàn giao. Việc thể hiện chi tiết trong biên bản sẽ giúp tránh khỏi các xung đột và vấn đề phát sinh liên quan đến trách nhiệm khi có tình huống bất ngờ.

• Định rõ cam kết và trách nhiệm của từng bên: Bên giao và bên nhận đều phải chịu trách nhiệm về việc quản lý hồ sơ công việc, tài liệu và tài sản được bàn giao. Để đảm bảo tính pháp lý, cần nêu rõ cam kết và trách nhiệm của mỗi bên trong biên bản bàn giao. Việc làm rõ này sẽ giúp tăng sự uy tín của biên bản khi phải giải quyết tranh chấp hay tiến hành kiện tụng.
• Xác nhận chữ ký và số lượng biên bản: Khi hoàn tất, cả hai bên cần ký xác nhận trực tiếp trên từng bản của biên bản bàn giao. Đồng thời, cần xác định rõ số lượng biên bản để tránh hiểu nhầm hay tranh cãi về việc này.

Tin liên quan:

• Xem thêm để biết kho lưu trữ là gì
• Quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn quy định ISO 9001
• Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử với hệ thống chuyên nghiệp

4. Giải pháp lưu trữ hồ sơ hiệu quả cho doanh nghiệp

Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CoDX Document là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp hiện nay.

Thông tin phần mềm:

?Tên phần mềm CoDX Document ? Website https://www.codx.vn/quan-ly-tai-lieu/ ? Bảng giá Từ 499.000 VND/tháng ? Miễn phí dùng thử 30 ngày dùng thử miễn phí ? Liên hệ 0968 612 350 ? Miễn phí Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức

Bạn cũng có thể tham khảo thêm phần mềm lưu trữ tài liệu Lạc Việt - Công ty cung cấp phần mềm quản trị với hơn 40 kinh nghiệm - LV SureDMS được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Với các tính năng quản lý - lưu trữ, theo dõi cập nhật giúp toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp được quản lý thống nhất có hệ thống.

HỆ THỐNG TÍNH NĂNG PHẦN MỀM LẠC VIỆT SureDMS

LV SureDMS - Nền tảng quản lý tài liệu tập trung, linh hoạt, bảo mật toàn diện

Bạn đang mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm hồ sơ? Dữ liệu phân tán, khó kiểm soát? LV SureDMS - phần mềm quản lý tài liệu số chuyên nghiệp do Lạc Việt phát triển - chính là lời giải cho bài toán lưu trữ, truy xuất và chia sẻ tài liệu trong doanh nghiệp hiện đại.

• Kho lưu trữ tài liệu số tập trung: Xây dựng hệ thống lưu trữ tài liệu số khoa học, tập trung theo cấu trúc thư mục logic. Quản lý thống nhất mọi loại tài liệu từ hợp đồng, báo cáo đến tài liệu kỹ thuật - tất cả được truy cập dễ dàng từ mọi thiết bị.
• Lưu trữ đa dạng định dạng tài liệu: Hỗ trợ lưu trữ nhiều loại định dạng như: văn bản (Word, Excel, PDF), hình ảnh, video, âm thanh và tài liệu đặc thù theo từng nghiệp vụ chuyên môn.
• Lập chỉ mục và đánh dấu thông minh: Tài liệu được lập chỉ mục theo mô hình doanh nghiệp, hỗ trợ đánh dấu vị trí lưu trữ vật lý (nếu có), giúp kiểm soát cả tài liệu số và hồ sơ giấy trong cùng một hệ thống.
• Tìm kiếm - truy xuất tức thì: Tìm kiếm tài liệu theo từ khóa, loại tài liệu hoặc nội dung bên trong file với công nghệ OCR. Xem trước trực tuyến không cần tải về, rút ngắn thời gian xử lý và tăng hiệu quả công việc.
• Cộng tác tài liệu linh hoạt và an toàn: Chia sẻ nội bộ nhanh chóng qua email, mạng nội bộ; Chia sẻ nâng cao: kiểm soát thời gian truy cập, giới hạn tải/in/chia sẻ lại; Cho phép tương tác: nhận xét, cập nhật tài liệu theo phiên bản mới; Phân quyền chi tiết theo vai trò, phòng ban, đảm bảo an toàn dữ liệu
• Quản lý toàn bộ vòng đời tài liệu: Tự động hóa luồng duyệt tài liệu; lưu trữ lịch sử phiên bản để dễ dàng khôi phục khi cần; theo dõi toàn bộ hành vi truy cập như: xem, tải, chia sẻ, bình luận…
• Tích hợp liên thông hệ thống: Dễ dàng kết nối với các phần mềm kế toán, nhân sự, điều hành,… Tài liệu được gọi từ hệ thống nghiệp vụ hoặc truy cập trực tiếp từ kho lưu trữ trung tâm, đảm bảo dữ liệu không bị phân mảnh và luôn sẵn sàng phục vụ công việc.

XEM FULL TÍNH NĂNG PHẦN MỀM LV SUREDMS MIỄN PHÍ

Bài viết trên đã cung cấp những thông tin quan trọng về biên bản bàn giao hồ tài liệu cũng như một số mẫu tải về. Sử dụng những mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu trong công việc sẽ tăng sự uy tín và đảm bảo vấn đề pháp lý cho doanh nghiệp. Theo dõi ngay CoDX để có thêm những mẫu văn bản khác nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 - Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức - Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh